KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system do wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. W naszym systemie możesz wygenerować plik XML zgodny z KSeF, a następnie samodzielnie przesłać go do systemu Ministerstwa Finansów.
Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy podatników, u których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami przekracza 10 000 zł brutto.
📌 Ważne: sankcje za brak stosowania KSeF wejdą dopiero w 2027 roku.
Nasz system:
✅ obsługuje tylko sprzedaż krajową
✅ generuje faktury tradycyjne (PDF) jak dotychczas
✅ generuje plik XML zgodny ze strukturą KSeF, który ułatwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF
❌ nie wysyła pliku XML automatycznie do KSeF
Oznacza to, że:
1. Przejdź do Zamówienie → Faktura → Generuj fakturę. System utworzy podgląd faktury.
2. Jeżeli coś wymaga poprawy — wprowadź zmiany i wygeneruj podgląd jeszcze raz.
Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży dla osoby fizycznej bez NIP to nie musisz jej wystawiać w KSeF. Możesz możesz pobrać PDF i wysłać dokument klientowi jak dotychczas. Opcjonalnie możesz wystawić ją w KSeF, ale nie jest to obowiązkowe.
Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży dla firmy z NIPem to musisz ją wystawić w KSeF w formie faktury ustrukturyzowanej. Faktura w KSeF otrzyma numer KSeF ID. Tradycyjny PDF nie jest już dokumentem księgowym. Przejdź do kolejnego kroku.
1. Po sprawdzeniu poprawności faktury kliknij "Generuj plik XML".
2. W polu "Data wystawienia faktury" wpisz rzeczywistą datę przesłania pliku do KSeF.
Przykład: jeżeli planujesz wystawić fakturę dziś → wpisz dzisiejszą datę i prześlij ją do KSeF jeszcze dziś.
Jeżeli na fakturze jest sprzedaż zwolniona z podatku VAT wpisz podstawę zwolnienia.
Przykład: "Zwolnienie podmiotowe z VAT z uwagi na limit obrotów zgodnie z art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT"
3. Pobierz plik XML na dysk.
1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika:
Uwaga! Może się zdarzyć, że system KSeF jest chwilowo przeciążony — w takiej sytuacji spróbuj ponownie po kilku minutach.
2. Z lewego menu wybierz Faktury → Wczytaj fakturę
3. Kliknij "Dodaj plik" i załaduj zapisany wcześniej plik XML.
System przeprowadzi walidację pliku. Powinien pojawić się komunikat: "Plik wczytany pomyślnie".
Uwaga: Jeżeli otrzymałeś komunikat "Plik XML zawiera błędy." to w 99% przypadków data wystawienia faktury w pliku nie jest zgodna z datą wczytywania pliku do KSeF. W takiej sytuacji wrócić do kroku 2 i wygeneruj plik ponownie ze zgodną datą.
4. Kliknij "Podgląd faktury". Sprawdź jeszcze raz dane faktury — po wystawieniu w KSeF nie będzie już możliwości edycji.
Jeżeli trzeba coś poprawić: kliknij EDYTUJ, system pozwoli Ci zmienić dane przed ostatecznym wystawieniem.
5. Jeżeli wszystkie dane są poprawne kliknij "Wystaw fakturę"
System nada dokumentowi numer KSeF ID
⚠️ Uwaga: Od tego momentu faktura jest oficjalnie wystawiona. Faktura ustrukturyzowana przechowywana w KSeF jest dokumentem urzędowym. Wszelkie PDF-y, faktury papierowe czy wizualizacje nie mają mocy prawnej.
Po nadaniu numeru KSeF ID możesz pobrać wizualizację PDF faktury, jeśli chcesz ją przechowywać lokalnie. Pamiętaj, że nabywca od momentu wystawienia faktury widzi ją w KSeF, więc teoretycznie nie musisz jej przesyłać.
1. Przejdź do "Lista faktur"
2. Wybierz fakturę, otworzy się okno podglądu.
3. Kliknij "Pobierz" → "Pobierz PDF"
📌 Pamiętaj: dokumentem urzędowym w KSeF jest plik XML. PDF jest jedynie wizualizacją dokumentu.
Jeżeli masz pytania lub potrzebujesz pomocy napisz do nas.
